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プロジェクト/会議時間を見積ってますか?
ITシステムの開発プロジェクトについてプロジェクト計画を立てようとする場合、たいていはまずスケジュールと工数見積りから、ということになりますが(※1)、その際にプロジェクトマネジメント作業と会議(ミーティング)時間については、ほとんど考慮されていないのが現状のようです。

実際、私がこれまでに見てきたプロジェクト計画書の中でプロジェクトマネジメント作業と会議時間がスケジュールとコスト見積りにきちんと反映されていたのは、某外資系企業のプロジェクト計画書が1つあっただけで、他のプロジェクトでは、まったく記載がありませんでした。

皆さんのプロジェクトではどうでしょう?

どうも、会議の工数などは全体の開発作業に比べれば無視できる程度に小さいものだとの思い込みがあるようです。(※2)

ところが、私が講師をしたプロジェクトマネジメント実践講習というワークショップ形式のセミナーで、コスト見積りにはプロジェクトマネジメント作業と会議時間を含めるように、と指導すると、その結果を見て受講者の皆さんは一様に驚きました。

例えば、5人で3ヶ月かかるプロジェクトがあったとします。
5人×20日×3ヶ月=300人日(15人月)のプロジェクトです。
このプロジェクトで以下のミーティングを開くものとします。
会議名参加者開催頻度、時間工数
朝会 メンバー全員 毎朝15分 5人×0.25時間×20日×3ヶ月÷8時間=9.4人日
プロジェクト内進捗会議 メンバー全員 毎週1回1時間 5人×1時間×4週×3ヶ月÷8時間=7.5人日
顧客とのプロジェクト会議 3名 毎週1回2時間 3人×2時間×4週×3ヶ月÷8時間=9人日
合計 25.9人日
合計で25.9人日です。
プロジェクトの全体工数が300人日ですから、なんとそのうちの約8.6%が会議時間ということになります!

会議時間(工数)の重要性についてはご理解いただけたでしょうか。

では、このばかにならない会議工数をどうしたら少なくできるのでしょうか?

これについて、私がプロジェクトマネージャを務めているプロジェクトでは、定期的な社内ミーティングは基本的に開催しない、という方針をとっています。
また、私が指導しているプロジェクトマネージャにも、できるだけ全員集合の定期ミーティングは開かないようにアドバイスしています。

もちろん集まって相談が必要な場には、その都度、短時間のミーティングを開きますが、ほとんどは作業机の周囲での立ち話ですませる、という運営方法でプロジェクトは問題なく回せています。

定期ミーティングをせずにどうして各メンバーの状況を把握できるのか?
と疑問に思われる方も多いと思います。
私は、それはプロジェクトマネージャが普段の業務の中で収集できる情報だ、と考えます。
逆にメンバーから見たら、全員出席のミーティングの中では発言しにくいような問題でも、何気なく「どう、テストの方は?」などと声を掛けてもらった時の方が相談しやすいということもあるでしょう。

もう、ずっと以前のことになりますが、あるプロジェクトがうまくいっていないという噂を聞き、テスト担当メンバーに「どうなの?」と聞いてみたところ、「ダメです。絶対にこのプロジェクトは失敗します」という返事でした。
びっくりして「どうしてそれをプロジェクトマネージャに言わないの」と聞いても「言っても無駄ですから」と、にべもありません。
円滑なコミュニケーションの基礎は信頼関係にあります。
ここまでこじれてしまっては、もう取り返しがつきません。結局このシステムが陽の目を見ることはありませんでした。

・・・個々のメンバーとの直コミュニケーションを大切にしましょう。

ところで、ミーティングのもう1つの重要な役割として、情報の共有と周知があります。
これについては、ITツールを活用することで解決できると考えます。
例えば、弊社がサービスしているProot(プルート)というツールでは顧客とのやりとり、外注先とのやりとり、課題などをメンバー全員が共有できますので、無駄な会議時間を削減するのに大いに役立つものと思います。

是非ご活用ください。Prootについての詳細はこちらからご覧いただけます。

※1)一般的にプロジェクト計画を策定する大まかな手順は
スコープ分析(対象範囲の決定)⇒WBS分割(作業の洗い出し)⇒ コスト見積り⇒スケジュール見積り⇒チーム編成⇒リスク分析⇒ コミュニケーション計画といった流れになります。
※2)通常、顧客に提出するスケジュールやコスト見積りは成果物と工程ベースのものになるので、それをそのまま管理用に流用しているという側面もあると思います。
これについては組織として「プロジェクトマネジメント標準」を策定し、標準WBSというテンプレートの中にプロジェクトマネジメント作業と会議をあらかじめ組み込んでおくことにより、無理なくこれらを管理対象とすることができるようになるでしょう。
K.M. 2010/02/28
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